- مرجع دانلود جدیدترین مقالات ورد و پاورپوینت

برچسب: ضرورت ایجاد كنترل های داخلی

در هر سازمان و موسسه ای نیاز مبرم به کنترل داخلی احساس می شود، بنا به وسعت سازمان کنترل داخلی نیز مفهوم پیدا میکند بدین معنی که هر چه سازمان بزرگتر باشد این نیاز را بیشتر احساس
می کند. به طور خلاصه كنترل های داخلی شامل كلیه اقداماتی است كه توسط مدیریت برای اطمینان از اجرای صحیح امور و مطابقت آن با مقررات و سیاست واحد تجاری صورت می گیرد. كنترل داخلی تنها به حسابداری و معاملات مالی محدود نشده بلكه تمام واحد تجاری و فعالیتهای آن را در بر می گیرد.

مقدمه

كنترل داخلی عبارتست از وضعی در یك شركت یا موسسه كه كارها به نحوی تقسیم شود كه كار هر كارمند توسط دیگری كنترل و تكمیل و طوری انجام شود كه كار در هر مرحله مسئولی مشخص داشته باشد البته اجرا و تقسیم كار در چنین موسسه یا شركت مستلزم داشتن یك سازمان صحیح است كه وظایف ومسئولیت ها و اختیارات در هر اداره را طوری مشخص نماید تا بدینوسیله بتوان وظیفه ومسئولیت هركارمند شاغل در هر اداره را معین نمود ضمناً وظایف او طوری باشد كه با انجام عملیات او كار به پایان نرسد بلكه در اداره دیگر توسط فرد مشخص دیگری كار او تكمیل یا به نحوی دیگر كنترل گردد. . این روش وسیستم كار خصوصاً در مورد كارهای مالی وضعی را به وجود می آورد كه یك كارمند كار را از اول تا آخر خود انجام ندهد بلكه كار او توسط كارمند دیگر ی كنترل  تكمیل وامكان سوء استفاده جز با تبانی چند نفر میسر نباشد . بنابراین برای اجرای چنین هدفی از لحاظ سیستم كار باید یك روش صحیح حسابداری درشركت به وجود آید كه كارهای مالی اعم از حسابداری مالی ، حسابداری صنعتی وكنترل بودجه با روش و سیستم صحیح پایه گذاری گردیده و احتیاجات موسسه یا شركت را برآورده نماید.

برای نیل به هدف غائی شركت باید دستورالعمل ها و بخشنامه ها منطبق با قوانین تجاری تهیه و ملاك عمل قرار گیرد و چنانچه شركت در وضع نسبتاً بزرگی  باشد وجود حسابرس داخلی هم اجرای صحیح سیستم و بخشنامه ها و دستوالعمل ها را پی گیری وكنترل و همچنین ازنظر حسابرسی خارجی كه كار شركت را رسیدگی و اظهار نظر می نماید نیز می توان با داشتن چنین وضعی از لحاظ كنترل داخلی و موجود بودن واحد حسابرسی داخلی كار را سهلتر و برای صاحبكار از لحاظ مادی مقرون به صرفه نماید بنابراین كنترل داخلی قوی در یك شركت وضعی به وجود می آورد كه :

اولاً با مقایسه با سیستم اصلی و عرف حرفة مزبور معین ومشخص می شود كه كارآئی افراد و ادارات در چه سطحی است .

ثانیاً  تا چه حد می توان به گزارشات شركت اعتماد نمود.

ثالثاً تعیین مینماید تا چه حد بخشنامه ها و دستورالعمل ها و سیستم در ادارات توسط افراد یا مدیران اجرا می شود.

رابعاً از اختلاس جلوگیری نموده و برای حفظ دارائیهای شركت نهایت مراقبت به عمل می آید . حسابرسان مستقل ( خارجی) برای شروع به رسیدگی در شركتها یا موسسات قبلاً وضع كنترل داخلی موجود شركت مورد نظر را با سیستم صحیحی كه آن شركت باید داشته باشد بررسی ونسبت به رفع موارد ضعف سیستم پیشنهاد های لازم طی گزارش جداگانه ارائه واز نتیجه این بررسی چگونگی برنامه حسابرسی خود را نیز تهیه و تنظیم می نماید البته پیشنهاد ویا سیستم صحیح كنترل داخلی در صورتی به صاحبكار داده می شود كه شركت مزبور با حسابرس قراردادی مبنی بر رفع نكات ضعف كنترل داخلی قبلاً منعقد كرده باشد. بنابراین كنترل داخلی شامل كلیه كنترلهای اعمال شده ( خط مشی – رویه ) كه به منظور حفظ دارائیها و جلوگیری از ایجاد بدهی ها و تعهدات اضافی و همچنین حصول اطمینان از اینكه كلیه درآمدها دریافت گردیده و هزینه ها براساس كنترل صحیح انجام گرفته و از حد معقول تجاوز نكرده است می باشد.

مفهوم کنترل داخلی

بسیاری از مردم اصطلاح كنترل داخلی را به عنوان اقدامی از سوی واحد تجاری

برای جلوگیری از تقلب كارمندان تلقی می كنند. واقعاً چنین اقداماتی بخش بسیار

ناچیزی از كنترل های داخلی است. هدف اصلی از كنترل های داخلی بالابردن كارایی و سودمندی عملیات واحد تجاری است.

سیستم كنترل داخلی شامل كلیه اقداماتی است كه جهت دستیابی به اهداف زیر به كار گرفته می شود:

1) حفاظت دارائی ها از اتلاف، سوء استفاده، تقلب و استفاده غیر مؤثر

2) افزایش صحت و قابلیت اعتماد مدارك حسابداری

3) تسهیل اجرای كار واندازه گیری امور انجام شده با مقررات و سیاستهای واحد تجاری

4) ارزیابی كارایی و سودمندی عملیات

. كنترل داخلی شامل روشهایی است كه مدیریت براساس آن برای اجرای وظائفی مانند خرید، فروش، تولید و حسابداری تفویض اختیار و مسئولیت می كند. همچنین داخلی شامل برنامه تهیه، رسیدگی و توزیع گزارشهای جاری به توسط سطوح مختلف سرپرستی است، كه تجزیه و تحلیل آنها،  مدیران را قادر می سازد تا كنترل خود را بر انواع فعالیتهای انجام شده در واحد تجاری بزرگ حفظ كنند.

همانطور كه ملاحظه می شود كنترل های داخلی فقط محدود به حسابداری و امور مالی نیست بلكه استفاده از روشهای بودجه، استانداردهای تولید، بازرسی آزمایشگاهی، زمان سنجی و حركت سنجی و برنامه كارآموزی مهندسان و تكنسین ها نیز در بخشی از مكانیسمی است كه كنترل داخلی تلقی می شود.

برای اجرای صحیح كنترل داخلی در هر واحد اقتصادی باید عوامل زیر در آن دستگاه موجود باشد.

  1.  وضع سازمانی

وظایف و اختیارات كارمندان و مدیران به طور كتبی به آنها ابلاغ شده باشد و هرگونه تغییری كه در وضع كار كارمندان  یا مدیر داده می شود در شرح وظایف نامبرده ثبت و به او ابلاغ گردد و كارها به نحوی تقسیم شود كه اجرای صحیح هدف شركت را سهل تر و از افزایش هزینه جلوگیری كند وكارآئی در سطحی باشد كه منافع بیشتری نصیب دستگاه نماید.

  1. امور مالی

سیستم صحیحی برای حسابداری ودفتر داری در نظر گرفته شود كه بتوان به آمارها و گزارشات این دستگاه اطمینان داشت و این واحد ( حسابداری ) خود كنترل مستقلی برروی نتایج حاصل از فعالیت روزانه دستگاه باشد و در واحد حسابداری باید وظیفه نگهداری حسابها و دفاتر به عهده اشخاصی باشد كه در فعالیت اصلی وروزانه دخالتی نداشته باشند.

  1. كنترل دارائی

روشهای مناسب برای حفظ و نگهداری دارائیها موجود باشد وطی كنترلهائی (  عواملی ) از افزایش ( خرید ) دارائی هایی كه مورد نیاز نمی باشد جلوگیری به عمل آورد.

  1.  حسابرسی داخلی

وجود حسابرس داخلی در هر دستگاه به فراخور احتیاجات و كمیت كار می باشد به طوری كه حسابرس مزبور هدف كلی شركت را با عملیات انجام شده تطبیق وگزارشات صحیح وكافی برای پیشبرد اهداف شركت در اختیار مدیران قرار دهد.

در هنگام طرح سیستم كنترل داخلی توسط افراد متخصص در یك شركت باید شرایط زیر را در نظر داشت :

الف . درجه نظارت مدیر یا صاحب موسسه در موسسات وشركتهای كوچك امكان دارد اداره امور توسط صاحب موسسه باشد مثل اداره كردن مغازه كوچك خرده فروشی یا عمده فروشی یا شركت های كوچك ولی در شركت بزرگ سهامی معقول است اداره موسسه به یك وعده از مدیران محول گردد چون امكان نظارت مدیر عامل به تمام عملیات كمتر است.

ب. وسعت موسسه – موسسه امكان دارد فاقد شعب و فقط دارای یك دفتر یا مغازه وسیع و دارای شعب مختلف باشد.

ج . انواع عملیات بازرگانی و تعداد كالاهای مورد معامله در شركت نیز باید مورد توجه قرار گیرد چه بسا فقط به دادو ستد یك نوع كالا ویا انواع كالا مشغول باشد كه برای هر نوع باید كنترلهای لازم را در نظر گرفت.

د . سهولت صورت برداری از كالا نیز برای طرح سیستم مورد توجه قرار می گیرد مثلاً آیا نوع كالای مورد معامله شركت اتومبیل یا ماشین آلات صنعتی و كشاورزی است یا انواع كالای یدكی و داروئی می باشد.

ذ. بها، وزن و درجه قابل حمل بودن كالا نیز باید مورد توجه قرار گیرد . مثلاً  كنترلی كه برای مغازه جواهر فروشی باید در نظر گرفت از هرحیث باید قوی تر از فروشگاه ماشین آلات صنعتی باشد.

ر . ثابت بودن نرخ كالا و خدمات باید نیز مشخص باشد تا بتوان كنترل بیشتری روی عملیات شركت داشت.

به طور كلی هر شركت وضع كنترل داخلی آن درحد متعارفی كه ذیلاً ذكر خواهد شد باید باشد و حسابرس این ضوابط اصلی را قبلاً مطالعه و بررسی كند تا اطمینان حاصل نماید كه كنترلهای داخلی شركت مورد رسیدگی به نحوی است كه می توان مطمئن بود تمام معاملات به طورصحیح در دفاتر ثبت شد و از اموال و دارئی های شركت مواظبت لازم به عمل می آید . برای مطالعة وضع شركت حسابرس مبادرت به تهیه پرسشنامه های كنترل داخلی ( در قسمت های بعدی بحث خواهد شد ) نموده و برای مشتری خود ارسال می دارد و طبق مفاد این فرم ها از مسئولین و مدیران شركت خواسته می شود نسبت به پاسخ دادن به نحو صحیح به سوالات مطرح شده در فرم مزبور با توجه به واقعیت اقدام و پس از تكمیل جهت بررسی وتهیه برنامه رسیدگی و به حسابرس عودت دهند.

تفاوت كنترل های داخلی اداری با كنترل های داخلی حسابداری

حسابرسان معمولاً به كنترل های داخلی كه ماهیت حسابداری دارند توجه می نمایند. زیرا وجود این كنترلها سبب ایجاد اعتماد به مدارك حسابداری و صورتهای مالی است. به عنوان مثال تهیه صورت تطبیق ماهانه به توسط كارمندی كه مسئول وجوه نقد نیست و در  صدور چك نیز دخالتی ندارد كنترل داخلی حسابداری است كه احتمالاً ارائه مطلوب معاملات نقد را در مدارك حسابداری و صورتهای مالی افزایش می دهد.

برخی از كنترل های داخلی تأثیری بر صورت مالی ندارند نتیجتاً مورد توجه مستقیم حسابرسان مستقل قرار نمی گیرد این گروه از كنترلها، كنترلهای داخلی اداری نامیده میشود.

مدیریت واحدهای تجاری علاقمند به وجود كتنرل های داخلی قوی در مورد عملیات كارخانه، فعالیت فروش و همچنین عملیات حسابداری و مالی است از این رو مدیریت درصد استقرار كنترل های داخلی اداری به منظور تأمین كارآیی عملیات و رسیدن به سیاستها و مقررات قبلاً تشریح شده در كلیه واحدها و ادارات واحد تجاری است. نمونه ای از كنترل های داخلی، اداری، دستورالعمل یا مقرراتی است كه در كلیه كاركنان را به محل كار خاصی منع می كند. چنین كنترل هایی ممكن است از لحاظ ایمنی دارای اهمیت باشند اما به طور مستقیم در ارتباط با صورتهای مالی نیستند. نتیجتاً حسابرسان مستقل ارتباطی با آنها پیدا نمی كنند. از این رو آنها كاری به این ندارند كه تعیین كنند كه آیا كاركنان واحد تجاری واقعاً چنین مقرراتی را رعایت می كنند یا خیر. در بیانه شماره (1) استانداردهای حسابرسی، انجمن حسابداران رسمی آمریكا، تعریف زیر را برای كمك به تشخیص كنترل های حسابداری از كنترلهای اداری بدست داده است.