بدون شک، برنامه ریزی در زندگی موجب می شود تا فرد موفق تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیریِ نحوه ی برقراریِ تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالش برانگیز است. گاهی کار، مدرسه و وظایف روزانه روی هم انباشته می شوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به خودمان اختصاص دهیم. ولی در صورتِ داشتنِ یک برنامه ی روزانه، انجام این وظایف امکان پذیرتر می شود. با برنامه ریزی کردن می توانید میان اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود تعادل برقرار کنید و چیزهای مهم در زندگی تان را اولویت بندی کنید. در این مقاله بر ۴ گام ضروری برای تنظیم یک برنامه ی روزانه ی کارآمد و مفید، مروری می کنیم. پس بیایید ببینیم چگونه برنامه ریزی کنیم.
گام اول: توجه به کارهای روزانه
۱. توجه کنید که معمولا چگونه زمانتان را سپری میکنید
پیش از آنکه بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانید که هماکنون، چگونه امور روزانهتان را مدیریت میکنید. اگر مجبور هستید که به مدرسه یا محلکار بروید، ساعاتی که در مدرسه یا محلکار میگذرانید، قبلا برای شما مدیریت شده است و نمیتوانید برای آنها برنامه ریزی کنید. ولی در وقت آزادتان، آزادی عمل بسیار بیشتری دارید.
چند روزی را به بررسی اینکه چگونه وقتتان را میگذرانید، سپری کنید. یادداشت کنید که هر روز دقیقا چه کارهایی انجام میدهید. با دقت توجه کنید که وقت آزادتان را چگونه میگذرانید. آیا به بازیهای ویدئویی مشغول میشوید یا خانه را تمیز میکنید؟ فهرستی از این کارها درست کنید و در آن ذکر کنید که برای انجام هر کار، چقدر زمان صرف میکنید.
۲. برآورد کنید که چقدر زمان، صرف رفت و آمد به مدرسه، محل کار و انجام کارها میکنید
احتمالا بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد به محل کار یا مدرسه یا بیرون رفتن برای انجام کارهای مختلف صرف میکنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به روزهایتان و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفتوآمدها معمولا چقدر زمان شما را میگیرند و در برنامه ریزی روزانهتان، زمان کافی را به این رفتوآمدها اختصاص دهید.
برنامه ریزی روزانهتان را بر اساس این زمانها، تنظیم کنید.
۳. توجه کنید که چگونه عادتهای شما، بر زندگی روزانه تان تاثیر میگذارند
انجام برنامه ریزی روزانه تا حد زیادی به فهمیدن این مسئله مربوط میشود که کارهایی که طبق عادت انجام میدهید، چه تاثیری بر زندگی روزانهی شما میگذارند. گاهی این کارها، عادتهای بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهدافتان میشوند. در حالیکه بعضی از این کارها، برای لذت بردن از زندگی یا رسیدن به اهداف، ضروری هستند. وقتی برای خود برنامه ریزی میکنید، به نقشی که عادتهایتان در زندگی شما ایفا میکنند نیز فکر کنید.
برای مثال، شاید متوجه روندی در زندگیتان شوید که در آن خود را برای انجام کاری که برایتان لذتبخش است (مثل بازیهای ویدئویی) خسته میکنید و پس از انجام آن، تمایل یا انرژی لازم برای انجام هیچ کار دیگری، مانند کار کردن برای یک هدف بلندمدتتر (مانند درس خواندن و موفقیت تحصیلی) را ندارید. از سوی دیگر، ممکن است تمام زمانتان را برای برآورده کردن تقاضاهای اجتماعی، صرف کنید و هیچ زمانی را به رسیدگی به خودتان اختصاص ندهید. همهی این عادتها میتوانند برای سلامتی و خوشی شما مضر باشند. بنابراین باید به این مسئله توجه کنید که عادتهای جاریتان، چه تاثیری بر زندگی شما میگذارند.
پس از یافتنِ عادتی که مانع از دستیابیِ شما به اهدافتان یا چیزهایی که آرزو دارید میشود، به دنبال راههایی برای تغییر آن عادت باشید تا بتوانید استفادهی بهتری از زمانتان ببرید. این کار میتواند به سادگیِ تعیین محدودیتهایی برای کارهایی خاص، مانند بازیهای ویدئویی باشد. مثلا میتوانید تنها زمانی به خودتان اجازهی انجام این بازیها را بدهید که انجام وظایف مرتبط با هدف بلندمدت خود را تمام کردهاید. شاید لازم باشد که یاد بگیرید وقتی دیگران از شما میخواهند برایشان کاری انجام دهید، به آنها نه بگویید تا بتوانید وقتی را نیز به خودتان اختصاص دهید.
۴. زمانهای تلفشده را کاهش دهید
شاید بعضی اوقات در روز، زمانتان را هدر میدهید. بسیاری از این موارد اجتنابناپذیر هستند، مانند رفتوآمدهای صبح یا رفتن به ادارهی پست در وقتِ ناهار، که شلوغترین زمانِ روز است. به برنامه ریزیتان نگاهی بیندازید و زمانهایی که در آنها وقتتان به هدر میرود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه میتوانید برنامه ریزیتان را تغییر دهید تا این زمانهای تلفشده کاهش پیدا کنند.
اگر نمیتوانید زمانبندی کارها را تغییر دهید، شاید بتوانید به طور همزمان، چند کار را با هم انجام دهید. مثلا صبحها با اتوبوس به مدرسه یا محل کار بروید و در طول مسیر، از مطالعه ی رمان لذت ببرید.
۵. از شب قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید
معمولا بهتر است که از پیش، برای هر روز برنامه ریزی کنید. اگر قبلا هرگز برنامه ریزی نکردهاید، شاید کمی زمان ببرد تا بتوانید در برنامه ریزیتان، تمام کاستیها و ویژگیها را در نظر بگیرید. انتظار نداشته باشید که در نخستین روز یا حتی نخستین هفته، همه چیز را متوجه شوید.
برای روز بعد خود، برنامهای تقریبی بنویسید که در آن تمام کارهایی را که میخواهید انجام دهید و زمانی که میخواهید برای انجام هر یک صرف کنید را فهرست کنید. در تنظیم این برنامه ریزی، کمی انعطافپذیر باشید، زیرا شما تازه دارید به برنامه ریزی برای زمانتان عادت میکنید.
گام دوم: نوشتنِ مهمترین وظایف روزانه
۱. از کارهایی که هر روز باید انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
نیازی نیست که فهرست مرتب و دقیقی بنویسید، زیرا در این مرحله فقط باید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید و مواردی که مینویسید لزوما فهرست نهایی کارهایی نیست که باید انجام دهید. یک ساعت یا بیشتر وقت بگذارید و تمام کارهایی را که هر روز انجام میدهید (و کارهایی را که انجام نمیدهید ولی باید انجام دهید) بنویسید. اگر به یاد آوردن تمام کارها سخت است، همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید و در طول روز، تمام کارهایی را که انجام میدهید، یادداشت کنید.
۲. کارهای کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی نوشتن فهرست را شروع میکنید، هیچ کاری را خیلی کوچک و کماهمیت درنظرنگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید. وقتی برای اولین بار برنامهریزی برای کارهای روزانه را انجام میدهید، بهتر است که همهی موارد را در برنامه ی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید. برای نمونه اگر هر روز صبح، برای پیادهروی بیرون میروید، این کار را نیز یادداشت کنید.
۳. در مورد کارهایی که انجام میدهید، از خودتان سوالاتی بپرسید
برای داشتن تغذیهی مناسب، چه کارهایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کارهایی انجام دهید؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه، چه کارهایی را باید انجام دهید؟ احتمالا کارهای کوچک بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیتهای بزرگتر خود به آنها توجه داشته باشید. برنامهریزی روزانه به شما کمک میکند تا بخشهایی را که در آنها بهرهوری بالایی ندارید، شناسایی کنید و برای بهبود در آن بخشها تلاش کنید.
۴. فهرست خود را تجزیه و تحلیل کنید
اگر متوجه شدهاید که زمان آزاد اندکی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید، کارهای خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همهی آن کارها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که میتوان بعضی از کارها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کرد. برای نمونه، اگر در خوابگاه دانشجویی زندگی میکنید و وقت زیادی را برای آشپزی صرف میکنید، شاید بتوانید از یکی از هم اتاقیهای خود بخواهید تا در آشپزی با شما شریک شود. شما میتوانید غذاهایی را که هر دو به آن علاقه دارید، پیدا کنید و در طول هفته، به نوبت آشپزی کنید.